Structurer Smeetin¶
Alors que Smeetin est utilisé par des dizaines, des centaines et des milliers d’utilisateurs, l’importance de la classification des chaînes et des équipes augmente.
Ce document partage certaines des meilleures pratiques de différents déploiements de Smeetin. Nous abordons plusieurs sujets :
L’importance des noms de chaîne¶
Les chaînes coordonnent la communication dans Smeetin.
Lorsque vous nommez ou renommez des chaînes, pensez à :
Les noms des chaînes apparaissent dans les menus où les utilisateurs choisissent les conversations qu’ils souhaitent rejoindre.
Les noms des chaînes sont uniques et limités à 22 caractères afin d’assurer la lisibilité sur le bureau et les appareils mobiles.
Il y a 128 caractères supplémentaires disponibles pour ajouter un « But de la chaîne » visible lorsque les utilisateurs sélectionnent des chaînes.
Il y a 1 024 caractères supplémentaires disponibles pour décrire la chaîne en détails dans l’en-tête de la chaîne.
Lorsque vous choisissez des noms de chaîne, pensez à :
Examiner des noms¶
Il est naturel de commencer par des chaînes plus générales et de les diviser ensuite en sujets plus précis au fur et à mesure que les discussions progressent.
Par exemple, vous pourriez commencer avec une chaîne marketing » pour tout ce qui concerne le marketing. Alors que les conversations progressent, vous pourriez naturellement diviser cette chaîne en : « Marketing : site Web », « Marketing : médias sociaux » et « Marketing : général ».
Astuce
Utilisez des deux-points pour séparer les sections des noms des chaînes, plutôt que - ou >, qui exigent plus d’espace pour s’afficher correctement.
Tandis que l’organisation est en expansion, les disciplines peuvent aussi se diviser entre les unités opérationnelles, les produits et les régions, avec des noms de chaîne comme « É.-U. : Marketing » et « RU : Marketing »
Astuce
Si vous devez raccourcir les noms de pays, utilisez les codes de pays à 2 lettres
En prenant de l’expansion, vous pouvez combiner les hiérarchies, avec des formats comme « [SOUS-ÉQUIPE]: [SUJET]: [SOUS_SUJET] ». Par exemple : « É.-U. : Mrkt: Site Web » et « RU : Mrkt: médias sociaux »
Astuce
Abrégez des mots, les catégories en particulier, en retirant les voyelles, la terminaison et les sons de lettre superflus. Exemple : changez « marketing » en « mrkt » et « projet » en « prjt ».
Une bonne désignation peut accommoder une équipe jusqu’à plusieurs milliers de chaînes sans entraîner de confusion importante. Éventuellement, chaque organisation atteint une limite et une équipe supplémentaire pourrait devoir être créée sur le serveur pour accommoder un très grand nombre de chaînes.
Comment organiser les chaînes¶
Avec des conseils sur la façon d’établir les noms des chaînes, voici différents types de chaînes possibles :
Chaînes de sujet¶
Les sujets sont une vaste catégorie pour organiser les discussions. Les sujets ressemblent à la façon dont un utilisateur pourrait créer un dossier pour classer des courriels ou des documents:
Examples: Recruiting, Interviews, Legal Reviews, Documentation
Les utilisateurs peuvent rejoindre et quitter des chaînes thématiques, ainsi qu’ajouter des collègues pour avoir des discussions thématiques.
Alors que les équipes deviennent plus grandes et que le nombre de chaînes augmente, vous pouvez commencer à nommer des sujets en une hiérarchie pour qu’ils soient plus faciles à trouver:
Examples: Legal: Trademarks, Legal: Contracts, Legal: Licensing
Chaînes de réunion¶
Les chaînes sont souvent utilisées pour organiser des réunions régulières. Les membres peuvent ajouter des sujets sous forme de messages, qui seront abordés à l’heure de la réunion habituelle:
Examples: Monday Sales Update, All Hands Meeting
Il y a un nombre de fonctionnalités intégrées pour rendre la gestion des réunions dans Smeetin plus facile :
Points à l’ordre du jour numérotés dans le texte du titre
Vous pouvez numéroter et formater les messages en point à l’ordre du jour à discuter pour la prochaine réunion.
Essayez de copier le texte suivant comme exemple dans une chaîne désignée pour les réunions:
#### 1) Agenda item example
Commentary about agenda item to be discussed.
Messagerie thématique
Dans un message de point à l’ordre du jour, vous pouvez sélectionner [...] > Répondre pour laisser des commentaires concernant un point à l’ordre du jour, avant ou après une réunion à la discussion prolongée.
Liens de l’en-tête
Si vous faites la réunion à distance, ajoutez des liens persistants à votre solution de conférence vidéo ou audio, comme Zoom, Google Hangouts, ou BlueJeans dans l’en-tête de la chaîne </fr/help/settings/channel-settings.html#channel-header>`_.
Lorsque c’est l’heure de la réunion, votre équipe peut cliquer sur le lien de la conférence pour se connecter.
Chaînes de sous-équipes¶
Les sous-équipes peuvent inclure des gens de la même discipline, des équipes de projet, de gens qui ont le même gestionnaire ou d’autres groupes rassemblés dans un but commun:
Examples: Developers, Marketers, Offsite Organizing Committee, SusanK's Directs
Lorsque les sous-équipes dépassent la taille raisonnable pour une seule chaîne, elles peuvent se subdiviser:
Examples: US: Developers, UK: Developers, SusanK's Directs, SusanK's Extended Directs
Chaînes de projet¶
Les chaînes de projet abordent la manière dont des groupes de gens se rassemblent pour atteindre des résultats spécifiques:
Examples: Logo Design, Localization, Product Launch
Les projets sont souvent des chaînes privées plutôt que publiques et elles sont souvent utilisées pour organiser une petite équipe autour d’un projet abordé sur une chaîne plus importante. La Chaîne de projet est utilisée pour faire le travail détaillé et les mises à jour sont publiées sur des chaînes plus grandes dans plusieurs cas.
Chaînes d’emplacements¶
Si vos équipes se trouvent dans des bâtiments différents, des villes ou des régions différentes, vous pouvez créer des chaînes pour aider les gens à coordonner les réunions et les rassemblements:
Examples: Building 10, Palo Alto, Toronto, Delaware
Cela permet de partager des annonces et des discussions pertinentes pour ces emplacements uniquement.
Chaînes de données¶
Parfois vous voulez configurer des intégrations pour apporter des données automatiquement dans certaines chaînes. Les renseignements comme les mises à jour Twitter, les nouveaux billets de support ou rapports sur les bogues, ou ceux mis à jour, ou les mentions de votre nom d’entreprise dans les nouvelles peuvent tous être fournis sur les chaînes que votre équipe choisie de contrôler. Certaines personnes peuvent utiliser ces chaînes comme un journal quotidien, en lisant à propos de tout ce qui s’est passé au cours de la journée.
Les autres peuvent configurer leurs notifications afin que celles-ci retiennent leur attention lorsque leur identifiant, ou certains mots clés sont mentionnés. Il existe un large éventail d’options:
Examples: Bugs, Support Tickets, Twitter, News Mentions
Exemples de noms de chaînes¶
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler les chaînes d’un spécialiste en marketing dans une petite équipe:
CHANNELS
* Recruiting
* Interviews
* Marketing
* Sales
* All Hands Meeting
* Public Space
PRIVATE CHANNELS
* Website
* Twitter Marketing
* Logo Design
DIRECT MESSAGES
* [Sales People]
* [Marketers]
* [Recruiter]
* [Manager]
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler les chaînes d’une spécialiste en marketing si elle travaillait à Palo Alto, en Californie, dans le bureau d’une grande entreprise, travaillant sur un produit nommé « Pontoon »:
CHANNELS
* Geo: PA: Recruiting
* Geo: PA: Interviews
* US: Mrkt: General
* US: Sales: West Coast
* US: All Hands
* Public Space
* Off-Topic
PRIVATE CHANNELS
* Pontoon: Mkrt: Website
* Pontoon: Mkrt: Twitter
* Pontoon: Mkrt: Logo Design
DIRECT MESSAGES
* [West Coast Sales People]
* [Marketing Peers]
* [Recruiter for PA office]
* [Manager]
